Datenschutzerklärung von Whisay
Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026
Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Whisay-App, die Website whisay.com und die Kontoseite account.whisay.com nutzen, wozu wir das tun und welche Rechte Sie haben.
Kurz gesagt:
- Lokaler Modus: Die Sprache wird auf Ihrem Computer erkannt. Aufnahmen und Texte erreichen uns nicht, und Sie brauchen kein Konto.
- Online-Modus: Die Aufnahme geht an unseren Server und an einen Anbieter für Spracherkennung. Aufnahmen und diktierte Texte speichern wir nicht auf dem Server; wir speichern nur Nutzungszähler.
- Verlauf, Wörterbuch, Textbausteine und Einstellungen bleiben auf Ihrem Computer.
- Ihr Konto können Sie selbst löschen, in der App oder auf account.whisay.com.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist Martez Marcin Szołtysek, Majowa 8, 41-706 Ruda Śląska („wir“ oder „Whisay“).
- Fragen zu personenbezogenen Daten: support@whisay.com
- Alle anderen Anliegen: support@whisay.com
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Bei allen Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie bitte an support@whisay.com.
2. Wie die App mit Ihren Daten arbeitet
Welche Daten Ihren Computer verlassen, hängt vom Diktiermodus ab, den Sie in der App wählen. Der aktive Modus wird bei jedem Diktat auf der Kapsel angezeigt.
Lokaler Modus
- Die Sprache wird von einem Modell erkannt, das auf Ihrem Computer installiert ist. Aufnahme und Text werden weder an uns noch an Dritte gesendet.
- Sie brauchen kein Konto.
- Die App verbindet sich nur dann mit dem Internet, wenn:
- Sie das Spracherkennungsmodell herunterladen (aus unserem Dateispeicher in Microsoft Azure),
- Sie nach Updates suchen. Im lokalen Modus sucht die App nicht von sich aus nach Updates, solange Sie das nicht in den Einstellungen aktivieren. Die manuelle Prüfung „Jetzt prüfen“ funktioniert immer.
Online-Modus (Whisay-Cloud)
Der Online-Modus (einschließlich des Modus „Auto“, also der Cloud mit lokaler Ausweichlösung, und des Modus Ultra, also des Live-Diktats) erfordert ein Konto. In diesem Modus sendet die App an unseren Server api.whisay.com:
- die Aufnahme des Diktats (im Modus Ultra wird der Ton fortlaufend übertragen, während Sie sprechen),
- die Wörter aus Ihrem persönlichen Wörterbuch, als Hinweis für die Spracherkennung,
- beim Feinschliff: den diktierten Text, die gewählte Art des Feinschliffs, die Zielsprache bei einer Übersetzung sowie Ihre Anrede, Ihre Signatur oder Ihre eigene Anweisung, sofern Sie diese festgelegt haben,
- ein Konto-Token, das bestätigt, dass Sie die Cloud nutzen dürfen.
Unser Server gibt die Aufnahme oder den Text an einen Anbieter für Spracherkennung oder für Sprachmodelle weiter (aufgeführt unter Empfänger) und sendet das Ergebnis an die App zurück. Aufnahme und Text werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, für die Dauer der Anfrage. Wir speichern sie weder in einer Datenbank noch in Protokollen. Wir erfassen nur Nutzungsdaten: Sekunden der Aufnahme, Wörter im Feinschliff, Anzahl der Anfragen, Menge der übertragenen Daten und die Art des genutzten Modus.
Der fertige Text geht zurück an die App und wird im Verlauf auf Ihrem Computer gespeichert.
Modus mit eigenem Schlüssel
Dies ist eine Option für Fortgeschrittene: Sie geben die Adresse eines Spracherkennungsdienstes und Ihren eigenen Schlüssel ein. Die App sendet die Aufnahme dann direkt an den von Ihnen gewählten Dienst, an unseren Servern vorbei. Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter nach seinen eigenen Bedingungen verantwortlich. Ihr Schlüssel bleibt auf Ihrem Computer und ist wie andere Geheimnisse geschützt (Abschnitt 3).
3. Daten auf Ihrem Computer
Die App speichert Folgendes in einer lokalen Datenbank:
- Diktatverlauf: Text, Zeitpunkt, Modus, Länge der Aufnahme, Dauer der Transkription und die verwendete Engine,
- Audioaufnahmen: nur wenn eine Transkription fehlgeschlagen ist (damit Sie sie wiederholen können) oder wenn Sie „Aufnahme immer im Verlauf speichern“ einschalten (standardmäßig aus),
- Textfragmente während eines Diktats: eine Absicherung für den Fall eines Absturzes, die nach Ende des Diktats entfernt wird,
- Textversionen nach dem Feinschliff,
- persönliches Wörterbuch und Textbausteine,
- Einstellungen, darunter die E-Mail-Adresse des angemeldeten Kontos, der Name des Tarifs und der zuletzt bekannte Nutzungsstand,
- das heruntergeladene Spracherkennungsmodell.
Geheimnisse (das Sitzungstoken des Kontos und Ihr eigener Schlüssel) werden vom Betriebssystem geschützt: unter Windows durch DPAPI, unter macOS im Schlüsselbund (Keychain).
Die Daten liegen im Datenordner der App in Ihrem Benutzerprofil:
- Windows:
%APPDATA%\com.whisay.app - macOS:
~/Library/Application Support/com.whisay.app
Wir haben keinen Zugriff darauf. Sie entscheiden, wie lange Sie die Daten aufbewahren: Sie können die automatische Bereinigung des Verlaufs einschalten (nach 30, 90, 180 oder 365 Tagen; standardmäßig wird nichts gelöscht), einzelne Einträge löschen oder alles entfernen. Wie das geht, steht auf der Seite Ihre Daten.
4. Daten auf unseren Servern
Ohne Konto speichern wir auf unseren Servern keine Daten über Sie. Wir zählen nur anonyme Ereignisse (Buchstabe k).
Wenn Sie ein Konto haben, verarbeiten wir:
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| a) Konto: E-Mail-Adresse und ihre vereinfachte Form (z. B. ohne Punkte und Plus-Zusätze bei Gmail), Anzeigename (von Google oder Microsoft oder ein Teil der E-Mail-Adresse), die Kontokennung beim Anmeldeanbieter, Erstellungsdatum, Tarif, Ende der Testphase, ein von uns gewährter Pro-Tarif und dessen Enddatum, Sperrstatus und Sperrgrund | Einrichtung und Führung des Kontos, Anmeldung, Bereitstellung des Tarifs | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) | bis zur Löschung des Kontos |
| b) Anmeldung und Sitzungen: Einmalcodes per E-Mail (wir speichern nur einen Hashwert), Sitzungstokens (nur Hashwert), kurzlebige Anmeldecodes | sichere Anmeldung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertrag, Sicherheit) | ein E-Mail-Code ist 10 Minuten gültig und wird in der Regel nach etwa 2 Stunden entfernt; Sitzung in der App bis zu 60 Tage, auf der Kontoseite bis zu 30 Tage; ungültige Tokens werden nach 90 Tagen entfernt; alles wird mit dem Konto entfernt |
| c) Nutzung: monatliche Zähler des Kontos: Sekunden Cloud-Diktat (auch nach Modus aufgeschlüsselt, einschließlich Ultra), Wörter im Feinschliff, Anzahl der Anfragen, Menge der übertragenen Daten | Tariflimits, Fair-Use-Regeln, die Nutzungsanzeige in der App, Kostenabrechnung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertrag, Schutz vor Missbrauch) | bis zur Löschung des Kontos |
| d) Aktivität: die Liste der Tage, an denen das Konto eine Anfrage gesendet hat | Statistiken zu aktiven und wiederkehrenden Nutzern | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Produktentwicklung) | bis zur Löschung des Kontos |
| e) Abonnement: Daten von Paddle: Abonnement- und Kundenkennung bei Paddle, Status, Preis, Währung, Abrechnungszeitraum, Datumsangaben zu Beginn, nächster Zahlung, Ende und Kündigung, Nettobetrag der letzten bezahlten Zahlung. Kartendaten erhalten wir nie. | Bereitstellung des kostenpflichtigen Tarifs, Abrechnung, Umsatzstatistiken | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO | für die Laufzeit des Abonnements; nach Löschung des Kontos bleibt der Datensatz ohne Verknüpfung mit dem Konto bestehen (die Kundenkennung bei Paddle bleibt), höchstens 5 Jahre ab Ende des Jahres, in dem das Abonnement endete |
| f) Nachweis der Testphase: ein mit einem geheimen Serverschlüssel gebildeter Hashwert der E-Mail-Adresse (HMAC) sowie Beginn und Ende der Testphase. Keine Adresse und keine Kontokennung. | die Testphase gibt es einmal pro Postfach, auch nach Löschung und Neuanlage des Kontos | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch) | bleibt nach Löschung des Kontos bestehen, solange wir eine Testphase anbieten |
| g) Protokoll der Administratoraktivitäten: Datum, Aktion (z. B. Anzeige der Kontodetails, Gewährung eines Tarifs, Sperre), Kontokennung, Details (z. B. der Grund). Nicht Ihre E-Mail-Adresse. | Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Datenzugriffen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 2 Jahre |
| h) Technische Protokolle: Fehler, Ablehnungen wegen Limits, Ergebnisse von Live-Diktat-Sitzungen, technische Codes; sie können eine Kontokennung enthalten. Keine Aufnahmen und keine Texte. | Fehleranalyse, Sicherheit, Betrieb des Dienstes | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 30 Tage |
| i) IP-Adresse: wird von unserem Server nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, um die Zahl der Anfragen bei Anmeldung, Kontoseite, Downloads und Updates zu begrenzen. Unser Code speichert sie weder in der Datenbank noch in Protokollen. | Schutz vor Missbrauch | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | für die Dauer der Begrenzung (Minuten) |
| j) Korrespondenz: Ihre Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht, wenn Sie uns schreiben | Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Anträgen zu Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO | bis zum Abschluss der Angelegenheit, danach bis zu 3 Jahre wegen möglicher Ansprüche |
| k) Anonyme Statistiken: Downloads je Betriebssystem, Update-Prüfungen (System, App-Version, ob es die erste Prüfung heute und in diesem Monat ist), Cloud-Minuten insgesamt, Wörter im Feinschliff, Zahl der gelöschten Konten, tägliche Zusammenfassungen | Produktstatistiken | keine personenbezogenen Daten: Wir speichern weder eine IP-Adresse noch eine Installationskennung | unbefristet |
Zugriff auf Kontodaten hat nur der Administrator von Whisay, etwa bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder bei Verdacht auf Missbrauch. Jede Anzeige von Kontodetails wird im Protokoll erfasst (Buchstabe g).
5. Rechtsgrundlagen im Überblick
- Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Konto, Anmeldung, Cloud-Diktat, Feinschliff, Tarif und Limits.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Antworten auf Beschwerden und Anträge, steuer- und handelsrechtliche Pflichten.
- Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Schutz vor Missbrauch, Produktstatistiken, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen.
Wir verarbeiten keine Daten auf Grundlage einer Einwilligung. Für ein Konto ist eine E-Mail-Adresse erforderlich; ohne Konto können Sie den lokalen Modus nutzen.
6. Websites
whisay.com verwendet keine Cookies, keine Analysewerkzeuge und keine Tracking-Pixel. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen. Im Browser (localStorage) wird nur Ihre Sprachwahl gespeichert. Die Download-Schaltflächen laufen über api.whisay.com; dort werden Downloads je Betriebssystem gezählt, ohne IP-Adresse, und Sie werden zum Installationsprogramm in unserem Dateispeicher weitergeleitet.
account.whisay.com verwendet nur, was für das Konto technisch nötig ist:
- das Cookie
__Host-whisay_rt(für Skripte der Seite nicht lesbar), das Sie bis zu 30 Tage angemeldet hält, - das Cookie
whisay.external, das während der Anmeldung mit Google oder Microsoft gesetzt wird und 10 Minuten gültig ist, - einmalige Anmeldedaten im Speicher des Browser-Tabs (sessionStorage), die nach der Verwendung entfernt werden,
- Ihre Sprachwahl im localStorage.
Diese Mittel sind unbedingt erforderlich, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen; deshalb fragen wir nicht nach einer Einwilligung. Wenn Sie auf den Kauf eines Tarifs klicken, lädt die Seite das Bezahlskript von Paddle; ab diesem Moment verarbeitet Paddle Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
7. Empfänger
Wir nutzen Anbieter, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter), sowie Dienste von Unternehmen, die eigenständige Verantwortliche sind.
| Unternehmen | Aufgabe | Daten | Ort |
|---|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | Anwendungsserver, Kontodatenbank, Schlüsseltresor, Dateispeicher (Installationsprogramme, Modelle), Protokolle, Versand der E-Mails mit Anmeldecodes, Hosting der Websites | alle Daten aus Abschnitt 4, Aufnahmen und Texte während der Verarbeitung, E-Mail-Adresse und Anmeldecode | Region Westeuropa (Niederlande) |
| Microsoft (Azure AI Foundry) | Spracherkennung im Modus Ultra | die Aufnahme während des Diktats | Ressource in der Region Schweden Mitte, globale Bereitstellung: Die Verarbeitung kann in anderen Azure-Regionen stattfinden, auch außerhalb des EWR |
| Groq | Spracherkennung im Standardmodus, Ersatzmodell für den Feinschliff | Aufnahme, Wörter aus dem Wörterbuch, Text für den Feinschliff | USA |
| OpenRouter | Ersatz-Spracherkennung, Sprachmodell für den Feinschliff | Aufnahme, Wörter aus dem Wörterbuch, Text für den Feinschliff | USA; OpenRouter leitet die Anfrage an einen von OpenRouter gewählten Modellanbieter weiter, der die Daten ebenfalls verarbeitet |
| Paddle | Verkäufer des Abonnements (Merchant of Record): Zahlungen, Rechnungen, Steuern, Rückerstattungen | E-Mail-Adresse des Kontos, Whisay-Kontokennung beim Kauf; Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Paddle ein | Paddle ist für diese Daten eigenständiger Verantwortlicher |
| Google, Microsoft, Apple | Anmeldung, wenn Sie diesen Weg wählen (Apple, sobald diese Methode verfügbar ist) | sie übermitteln uns E-Mail-Adresse, Name und Kontokennung | eigenständige Verantwortliche, nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen |
Die Anbieter verarbeiten Daten nach ihren Verträgen mit uns und ihren eigenen Bedingungen. Wie lange sie Daten in ihren eigenen Systemen aufbewahren, legen nicht wir fest; das beschreiben ihre Unterlagen.
Wir können Daten außerdem an Behörden weitergeben, wenn das Gesetz es verlangt.
Übermittlung in Länder außerhalb des EWR
Wenn Sie den Online-Modus nutzen, können Aufnahme und Text an Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelangen, vor allem in die USA. Solche Übermittlungen stützen wir auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder auf einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Art. 45 und 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie, wenn Sie an support@whisay.com schreiben. Wenn Sie nicht möchten, dass Aufnahmen Ihren Computer verlassen, nutzen Sie den lokalen Modus.
8. Speicherdauer
Die Speicherdauer für jede Kategorie steht in der Tabelle in Abschnitt 4. Außerdem gilt:
- nach der Löschung eines Kontos können Daten noch kurze Zeit in automatischen Datenbanksicherungen in Microsoft Azure verbleiben, bis diese überschrieben werden,
- technische Protokolle werden nach 30 Tagen entfernt,
- die Daten auf Ihrem Computer bewahren Sie so lange auf, wie Sie möchten.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO); Ihr Konto können Sie auch selbst löschen, ohne uns zu schreiben,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit für Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage des Vertrags verarbeiten (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf unseren berechtigten Interessen beruht (Art. 21 DSGVO),
- Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl), wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats wenden, in dem Sie wohnen oder arbeiten oder in dem der Verstoß stattgefunden hat (Art. 77 DSGVO).
Senden Sie Ihren Antrag an support@whisay.com, am besten von der Adresse, die mit Ihrem Konto verknüpft ist. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen Anträgen kann sich diese Frist um zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie dann informieren. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.
10. Automatisierte Entscheidungen
Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Automatisch arbeiten nur die in den AGB beschriebenen Mechanismen: Tariflimits und Fair-Use-Regeln (Wechsel der Engine oder Pausieren der Cloud bis zum Monatsende), eine Testphase pro Postfach und das Sperren neuer Konten mit Wegwerf-E-Mail-Adressen. Wenn Sie möchten, dass ein Mensch eine solche Situation prüft, schreiben Sie an support@whisay.com.
11. Kinder
Ein Whisay-Konto dürfen nur Personen ab 16 Jahren anlegen. Erfahren wir, dass eine jüngere Person ein Konto angelegt hat, löschen wir es.
12. Sicherheit
Verbindungen zu unseren Servern sind verschlüsselt (TLS). Anmeldecodes und Tokens speichern wir nur als Hashwerte. Schlüssel für die Dienste unserer Anbieter liegen in Azure Key Vault, nie in der App. Im Administrationsbereich ist eine Anmeldung nur über Google oder Microsoft möglich, und jede Anzeige von Kontodetails wird protokolliert. Auf Ihrem Computer schützt das Betriebssystem die Geheimnisse (DPAPI oder Schlüsselbund).
13. Änderungen dieser Erklärung
Die aktuelle Fassung veröffentlichen wir auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Änderung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder in der App, bevor sie wirksam werden.
14. Kontakt
Martez Marcin Szołtysek, Majowa 8, 41-706 Ruda Śląska
Personenbezogene Daten: support@whisay.com
Alle anderen Anliegen: support@whisay.com